ДОРОГИЕ ДРУЗЬЯ!
Совсем скоро состоится то событие, которое Вы так долго ждали. Мы, вместе с Вами, приложим максимум усилий для того, чтобы все прошло на высшем уровне. Нас очень радует тот факт, что вы серьезно подходите к организации Вашего незабываемого события, мы это очень ценим и поэтому подготовили специально разработанный план действий, в котором указали все самые важные аспекты организации Вашего торжества. Ведь учтенные моменты организации — это уверенность и спокойствие в день свадьбы.
Ведущий, по возможности, Вам обязательно поможет, но, не стоит забывать, что его главная задача быть с публикой и создавать нужное настроение на Вашем празднике, потому нужно задуматься о решении этих вопросов заранее.
1 Контроль приезда всего задействованного персонала.
Для этого накануне свадьбы нужно созванивается со всеми, напомнить о месте, времени и необходимом внешнем виде, уточнить, каким образом участники приезжают и что необходимо подготовить для их работы или выступления. В день свадьбы лучше встретить, проводить в гримерку, сообщить и контролировать время начала работы каждого участника в течение всего вечера.
2 Если приглашенный участник опаздывает, или его внешний вид не соответствует требуемому.
В случае форс-мажора и совершенной невозможности выполнения услуги – сразу же предупредить об этом остальных подрядчиков для корректировки программы вечера.
3 Проверить, соответствует ли количество мест за каждым столом нашему плану рассадки.
Вы думаете, что сообщив ресторану свои пожелания по количеству людей за столами и примерном времени подачи блюд — всё произойдет именно так, как вы хотели? К сожалению, с 90% площадок это не так. Один администратор забыл сообщить другому, или во время расстановки выяснилось, что за столы не помещаются нужное количество человек, или по привычке официанты выставили равное количество стульев за каждым столом… А вынос горячего — это отдельная история. Почему-то именно в тот момент, когда ведущий подготовил гостей к зажигательному танцевальному блоку, подходит администратор со словами: «придержите гостей 15 минут, нам нужно вынести горячее». А порой ещё и «шоу» из горячего, когда официанты выносят мясо с бенгальскими огнями…
Поэтому нужно приезжая за 2-3 часа до начала торжества на площадку — проверить, соответствует ли количество мест за каждым столом нашему плану рассадки. И если не соответствует — поручить официантам добавить или убрать стулья и приборы, пока ещё столы не полностью засервированы. Отдать администратору сценарный план программы из которого понятно, когда гости будут сидеть, а когда танцевать.
4 Контроль питания участников вашего праздника.
Обычно на свадьбах принято кормить всех, кто работает свыше 3-х часов, а именно Фото- и Видеооператоров, музыкантов, ведущего и координаторов. Фото- и Видеооператоров лучше кормить в начале банкета, в перерывах между первыми тостами, т.к. операторы с самого утра успевают проголодаться. Итак, до начала всей программы, обсудить с администратором количество и время подачи «служебных» блюд.
5 Контроль «получасовой» готовности.
Очень важно, чтобы все подготовительные работы были закончены за 30 минут до начала мероприятия. Чтобы приезжающие гости, проходя в зону сбора гостей сразу попадали в атмосферу праздника. Обычно это музыкальный фон, соответствующее оформление и фуршет. Совершенно недопустимо, чтобы приехавшие гости заходили на площадку, где декораторы украшают арку, официанты накрывают стол и т.д.
Бывает, когда гости или родители приезжают на 1,5 часа раньше начала программы, и действительно, замечают последние приготовления. В этом случае нужно проводить гостей в удобное место и распорядиться о подготовке фуршета или хотя бы о бокале напитка.
6 Контроль мелочей.
Несомненно, на вашей свадьбе будет огромное количество мелочей и аксессуаров: корзинки с лепестками, номерки на столы, таблица рассадки, коробка для даров и многое другое (обычно около 20-ти пунктов). Если вы не заказали доставку и выкладку всех этих элементов у декоратора, то доставка и расстановка всех предметов ложится на Ваши плечи или помощников. Причем нужно ещё заранее проконтролировать, что всё-всё учтено и заказано, а в день свадьбы, что это окажется в нужное время в нужном месте. Это же касается и предполагаемого реквизита: для фотосессиий и конкурсов, для призов и сувениров гостям.
7 Проговорить особенности и нюансы вашей.
Только представьте: впервые на одной площадке собралось огромное количество участников, можно даже сказать актеров спектакля, которые ни разу не репетировали этот спектакль. Пусть все участники суперпрофессионалы, пусть с каждым из них несколько раз обсудили все детали мероприятия, пусть даже они не раз работали друг с другом. Но тем не менее, Ваша свадьба — это уникальный спектакль. И важно за маленький промежуток проговорить все действия до мельчайших подробностей.
— как именно появляются молодожены, и кто представляет жениха и невесту: Ведущий вечера или Ведущая Регистрации?
— в какой момент и после каких слов вступают музыканты?
— что происходит после завершения Выездной Регистрации: фотосессия с гостями или осыпание лепестками?
— и ещё десятки нюансов.
Итак, главная задача проговорить со всеми участниками особенности и нюансы вашей свадьбы. Обратить внимание на то, что было важно для вас в процессе подготовки. Передать звукорежиссеру выбранную музыку на появление, на танец, на завершение свадьбы.
8 Обсудить с фотографом и видеографом все аспекты программы.
Все те же нюансы нужно рассказать и операторам: откуда выходят жених и невеста, как будет проходить танец, какие будут коллективы. Решить, где лучше поставить дополнительный свет для съемки, обсудить общее освещение зала: когда можно приглушить свет, а когда желательно максимальное освещение.
9 Встреча и координация гостей.
Итак, собираются гости, накрыт фуршет, играет музыка. В это время нужна помощь сориентироваться вновь прибывшим гостям, направить их в зону фуршета и фотосессии, обратить внимание гостей на таблицу рассадки. Часто гости хотят положить куда-то букеты с цветами, и важно пока не ставить их в воду, чтобы когда вам будут дарить это букеты, с них не капала вода. Бывает, что официанты не успевают или забывают обновлять напитки и чистые бокалы, в этом случает нужно им напомнить. Да и вообще, у гостей может быть много вопросов, начиная от банальных «где здесь туалет или гардероб?» или «когда мой тост?», заканчивая «Мы тут приготовили сюрприз…», для которого оказывается нужны микрофоны.
10 Готовность к возможным форс-мажорам.
Как вы думаете, какова вероятность таких событий, как:
— испачкалось платье.
— разошлась молния.
— натерли туфли.
— у жениха запылились туфли.
— заболела голова или живот.
— гости забыли конверт для подарка и т.д.
Исключено на Вашей свадьбе? Надеюсь, но практика показывает обратное. Поэтому мы рекомендуем позаботится о специальной «Свадебной косметичке», в которой можно найти булавку, скотч, конверт, таблетку, салфетку и прочие казалось бы банальные, но такие необходимые порой вещи.
11 Позаботится о цветах и подарках.
Очень распространенная задача — забирать цветы у невесты. Гости подходят, вручают подарки и цветы, часто большие тяжелые букеты. Кто будет забирать охапки цветов у невесты? Официанты? Это делают в 30% ресторанов, а в остальных говорят, что все официанты заняты сервировкой. Возможно подружка невесты, Тогда её нужно предупредить об этом заранее, а затем напомнить и подготовить дополнительный столик для букетов.
12 Рассадка гостей.
Даже если заранее в зоне сбора гостей была выставлена таблица рассадки, а на столах расставлены номерки. Многие гости просят подсказать, где находится нужный им столик, а некоторые не успели посмотреть таблицу рассадки.
13 Координация артистов и шоу-программы.
В течение самой программы практически всегда есть нюансы, которые не видны и незаметны для гостей- закулисная работа: согласовать выход артистов, уточнить присутствие в зале гостей, которым нужно предоставить слово, договориться с рестораном о времени выноса блюд, подаче торта, проконтролировать готовность и запуск салюта.
14 Освещение на площадке.
Один из важнейших элементов. Во-первых, это светомузыка, которую нужно включать на время танцев и выступления артистов, во-вторых — общий свет зала. Когда ведущий объявляет музыкальную паузу, и тут как раз приглушается свет и включаются цветные лучи или наоборот, после перерыва, когда на сцене появляется ведущий — освещение полностью включается.
Вы думаете это происходит само собой? Думаете это официанты следят за программой? Как бы не так. Ведущий приложит максимум усилий для слаженной работы всех специалистов на площадке, но нужно понимать, что ему в этом нужна и Ваша помощь.
15 Трансфер гостей.
Обязательно нужно проконтролировать развоз гостей: приезд к назначенному времени заказанных автобусов или вызов такси.
Чтобы более наглядно продемонстрировать решение этих и многих других вопросов на практике, мы решили привести примерный план задач нашего координатора в день мероприятия на одном из проектов над которым мы работали:
10:00 – контроль приезда стилиста
10:30 – координатор и невеста прибывают в номер отеля (номер 308, 3 этаж)
10:45 – встреча стилиста в отеле, контроль приезда фотографа, видеографа
11:30 – встретить жениха в отеле, провести в номер (номер 408, 4 этаж)
11:50 – контроль приезда свадебного кортежа
12:00 – встреча флориста (букет, бутоньерка)
12:45 – отдать гонорар стилисту, проверить приезд декораторов на место выездной церемонии
13:00 – организация встречи молодых
13:10 – проверить приезд всех авто по адресам
13:20 – контроль отправки молодоженов на прогулку и свадебную фотосессию
13:30 – координатор выезжает на место выездной церемонии
14:00 – контроль приезда музыкального сопровождения и регистратора
14:10 – контроль декора зала, проверка рассадочных корточек и плана рассадки
15:30 – встреча гостей на выездной церемонии
16:00 – встреча жениха и невесты на выездной церемонии
16:05 – отдать кольца и остальные атрибуты ведущей выездной церемонии
16:10 – помощь при регистрации (раздать лепестки, хлопушки и т.п.)
16:30 – прием подарков, цветов, организация их местоположения
16:45 – организация фотосессии с гостями
17:00 – проводить гостей в ресторан, рассадить согласно плану
17:10 – расплатиться с ведущем выездной регистрации и авто, ведущим мероприятия
17:20 – организация встречи молодых с гостями в банкетном зале
17:30 – начало банкета, контроль и помочь в работе всех специалистов (фотограф, видеограф, ведущий, ди-джей, артисты)
17:30 – и до финала – контроль подачи блюд
18:00 – контроль приезда торта, встретить торт
19:00 – организация пространства для бонбоньерок и других подарков гостям
21:00 – своевременная подача торта
21:30 – запрос счет от ресторана
21:40 – контроль готовности артистов огненного шоу
21:45 – вывод гостей про просмотра огненного шоу
21:50 – помощь при вручении подарков гостям
22:00 – выход на улицу вместе с гостями и молодоженами для контроля при огненном шоу
22:20 – расплатиться с артистами, музыкантами, ди-джеем, фотографом и другими специалистами
22:45 – встретить авто для гостей и молодоженов
23:00 – помощь в сборе личных веще, цветов и подарков
23:10 – координация посадки в авто
23:30 – контроль демонтажа оборудования и оформления
23:45 – финал
Если Вы не хотите превращать Ваше торжество для своих близких в работу, наша команда с радостью поможет Вам избавиться от этих хлопот (в решении этих и многих других вопросов, связанных с организацией Вашего события).